Monilla maailmanlaajuisen verkon käyttäjillä on useita sähköpostilaatikoita eri palvelimien palvelimilla. Hajautettu kirjeenvaihdon tallentaminen kolmansien osapuolten palvelimille ei ole aina kätevää. Siksi on usein järkevää tallentaa viestit yhteen tiedostoon luomalla oma postiarkisto.
Se on välttämätöntä
Microsoft Office Outlook -sovellus
Ohjeet
Vaihe 1
Lataa postia tarvitsemastasi postilaatikoista käyttämällä Microsoft Officen mukana tulevaa Outlookia. Luo tarvittaessa uusia tilejä saapuvien sähköpostipalvelimien käyttämiseksi "Palvelu" - ja "Sähköpostitilit …" -valikkokohteiden kautta saatavalla hallintaliittymällä.
Vaihe 2
Lajittele vastaanotetut sähköpostit. Jos kaikkia niitä ei tarvitse tallentaa ulkoiseen tiedostoon tai kirjaimet ovat eri kansioissa (esimerkiksi automaattisten lajittelusääntöjen vuoksi), aseta kopiot tallennettavista tiedostoista yhteen kansioon. Tämä kansio voidaan luoda etukäteen.
Vaihe 3
Avaa ohjattu tietojen vientitoiminto. Valitse sovelluksen päävalikosta kohdat "Tiedosto", "Tuo ja vie …". Korosta "Vie tiedostoon" -kohde "Valitse haluamasi toiminto" -luettelosta Ohjattu tuonti ja vienti -ikkunassa. Napsauta Seuraava.
Vaihe 4
Valitse haluamasi tietomuoto, johon sähköpostit tallennetaan. Voit tehdä tämän valitsemalla ohjatun vientitoiminnon nykyisen sivun Luo seuraavan tyyppinen tiedosto -luettelosta vaaditun kohteen. Napsauta Seuraava.
Vaihe 5
Määritä kansio, johon tallennettavien viestien kopiot sijoitettiin tietolähteeksi viennin aikana. Valitse haluamasi kohde ohjatun toiminnon nykyisen sivun Vie kansiosta -hierarkiassa. Jos on alikansioita, joista myös viestit on tallennettava, valitse Sisällytä alikansiot -valintaruutu. Ota tarvittaessa lisäsuodatus käyttöön vientiprosessin aikana. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Valinta" -painiketta. "Valitse" -valintaikkuna tulee näkyviin. Määritä tietojen suodattamisen ehdot. Napsauta OK. Napsauta "Seuraava".
Vaihe 6
Tallenna sähköpostit yhtenä tiedostona. Napsauta ohjatun vientitoiminnon nykyisellä sivulla olevaa Selaa-painiketta Tallenna tiedosto nimellä -tekstiruudun vieressä. Kirjoita nimi ja määritä hakemisto, johon tiedosto on tallennettu. Napsauta Tallenna-painiketta. Napsauta Valmis-painiketta.
