Organisaatio tarvitsee kommunikoida muiden henkilöiden ja oikeushenkilöiden kanssa sähköisen ja joskus tavallisen postilaatikon. Ensimmäinen voidaan asettaa omalle tai kolmannen osapuolen palvelimelle ja toinen paikalliseen postitoimistoon.
Ohjeet
Vaihe 1
Jos organisaatiolla on oma verkkotunnus, voit saada siihen postilaatikon suorittamalla sendmail- tai vastaavan ohjelman palvelimella. Itse postipalvelin voi sijaita sekä organisaation alueella että isännöintipalvelun palvelinhuoneessa. Ohjelma voidaan suorittaa myös samalla palvelimella, jota käytetään virallisen verkkosivuston tuomiseen yleisöön. Tärkeintä on, että sille tehdään DNS-tietue. Kehota organisaation järjestelmänvalvojaa luomaan tälle palvelimelle tilit organisaation useille ihmisille. Ilmoita vastaanotetut sähköpostiosoitteet virallisella verkkosivustolla. Tätä vaihtoehtoa voidaan pitää arvostetuimpana (osoitteet sijaitsevat samalla toisen tason verkkotunnuksessa kuin sivusto), mutta järjestelmänvalvojan on tehtävä paljon työtä, jotta postilaatikot voidaan suojata luotettavasti roskapostilta ja viruksilta.
Vaihe 2
Hieman vähemmän arvostettu vaihtoehto sähköpostilaatikon luomiseksi on käyttää palveluntarjoajan asianmukaisia palveluja, jotka tarjoavat organisaatiolle Internet-yhteyden (älä sekoita sitä palveluntarjoajaan). Sitten osoitteet sijaitsevat samassa toisen tason verkkotunnuksessa kuin palveluntarjoajan sivusto. Huomaa, että tämän postilaatikoiden vastaanottomenetelmän suurin haitta on niiden pieni määrä. Ajoissa tapahtuvan siivouksen puuttuessa ne täyttyvät nopeasti, ja jos ne sisältyvät roskapostittajien luetteloihin, heidän osoitteitaan on vaikea muuttaa muille.
Vaihe 3
Vähiten arvostettu, mutta myös mukavin tapa saada postilaatikot organisaatiolle on käyttää julkisia postipalvelimia. Heidän palvelunsa ovat maksuttomia, ja ne tarjoavat melko korkealaatuisen suojan roskapostia ja joskus viruksia vastaan. Tällaiselle palvelimelle luotavan laatikon tilavuus voi olla useita gigatavuja. Ja jotkut näistä palvelimista (kuten Gmail) katsotaan vähemmän arvostetuiksi kuin toiset.
Vaihe 4
Riippumatta siitä, missä palvelimessa postilaatikkosi sijaitsee, on tärkeää pitää se turvassa. Aseta vahva salasana ja kirjoita satunnainen merkkijono vastauksena turvakysymykseen. Vaihda salasanasi säännöllisesti.
Vaihe 5
Jos haluat vastaanottaa kirjeenvaihtoa, ota yhteyttä organisaatiota lähimpään postitoimistoon postilaatikon luomiseksi. Saatuaan kaikki asiakirjat, mukaan lukien sopimuslomake, täytä kaikki tarvittavat paperit. Ilmoita postinumero ja postilaatikon numero verkkosivustolla. Muista maksaa siitä ajoissa.
