Sähköpostit saapuvat vastaanottajalle muutamassa minuutissa. Siksi niitä on niin kätevä käyttää henkilökohtaiseen ja liike-elämän kirjeenvaihtoon. Jos haluat lähettää tekstidokumentin jollekin, voit liittää sen kirjeeseen liitteenä tai kopioida asiakirjan koko tekstin leikepöydälle ja liittää sen kirjeen lähettämistä koskevaan lomakkeeseen.
Ohjeet
Vaihe 1
Huomaa, että vastaanottajan tietokoneeseen asennettu ohjelmisto voi olla erilainen kuin sinun. Jopa samalla ohjelmalla, kuten Microsoft Word, on monia versioita. Jos kirjeen vastaanottajalla on vanhentunut versio ohjelmasta tai päinvastoin, se on paljon uudempi kuin sinun, luomasi tekstiasiakirja ei yksinkertaisesti avaudu vastaanottajalle tai avautuu väärin. Tämän välttämiseksi määritä etukäteen, missä muodossa on parempi lähettää asiakirja.
Vaihe 2
Käytä tarvittaessa muunnosohjelmia, jotka auttavat sinua kääntämään asiakirjan vastaanottajan vaatimaan täsmälliseen muotoon. Voit esimerkiksi muuntaa minkä tahansa tekstin PDF-muotoon ilmaisella PDF24 Editor -ohjelmalla, jonka voi ladata täältä: https://fi.pdf24.org/, jota käytetään usein sähköisiä asiakirjoja lähetettäessä. Jos et halua tai et voi asentaa uusia ohjelmia tietokoneellesi, käytä mitä tahansa ilmaista verkkopalvelua. Esimerkiksi
Vaihe 3
Avaa postilaatikkosi suoraan sähköpostipalvelun verkkosivustolta tai suorita asiakasohjelma, jota yleensä käytät. Siirry "Kirjoita kirje" -valikkoon. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite. Aseta kirjeen aihe - loogisinta on käyttää lähetetyn tekstin nimeä.
Vaihe 4
Napsauta Liitä tiedosto -painiketta ja valitse tietokoneellasi lähetettävä tekstiasiakirja. Odota, että tiedosto ladataan. Lisää tarvittaessa lisää asiakirjoja. Voit tehdä pienen selittävän huomautuksen kirjeen runkoon. Esimerkiksi: "Vastauksena pyyntöön lähetän sinulle yrityksesi palveluiden nykyisen hinnaston PDF-muodossa."
Vaihe 5
Jos teksti on pieni, voit liittää sen lomakkeeseen sähköpostin lähettämistä varten. Voit tehdä tämän avaamalla asiakirjan editorissa ja valitsemalla "Valitse kaikki" -vaihtoehdon. Useimmissa editoriohjelmissa tämä voidaan tehdä painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + A. Kopioi valinta leikepöydälle - käytä Ctrl + C-yhdistelmää tai hiiren kakkospainikkeella kontekstivalikkoa. Siirrä kohdistin tekstin syöttökenttään sähköpostitse ja paina yhdistelmää Ctrl + V tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Liitä" näkyviin tulevasta valikosta.
Vaihe 6
Käytä tarvittaessa lisätoimintoja sähköpostin lähettämiseen: toimitusilmoitus ja kirjeen lukemisesta ilmoittaminen, ilmoitus kirjeen lähettämisestä tekstiviestillä jne. Lisäpalveluiden luettelo riippuu postipalvelustasi. Kuinka käyttää niitä, lue sähköpostipalvelun tai asiakasohjelman ohjejärjestelmä.
Vaihe 7
Napsauta Lähetä-painiketta - kirje lähetetään määritettyyn osoitteeseen. Voit tarkastella lähetettyjen sähköpostien luetteloa Lähetetyt-kansiossa, ellei palvelu- tai sähköpostiohjelmasi asetuksista muuta johdu. Tarvittaessa voit toistaa sähköpostiviestin yhdessä liitettyjen tekstitiedostojen kanssa samalle vastaanottajalle tai ohjata sen toiselle vastaanottajalle.
