Nykyaikaisen ihmisen on pakko olla sähköposti. Ilman sitä on mahdotonta rekisteröityä erilaisiin Internet-projekteihin, luoda tilejä sosiaalisiin verkostoihin ja elää täysimittaista liike-elämää. Jos tietoa on paljon, järjestyksen ylläpitoon on sovellettava sääntöjä.
Oletko koskaan yrittänyt laskea kuinka monta sähköpostia saapuu postilaatikkoosi päivittäin? Joskus heidän lukumääränsä on yli sata, eikä tämä ole raja. On aivan selvää, miksi on vaikea löytää todella tärkeitä kirjeitä tällaisesta tiedonkulusta. Kuinka voit järjestää asiat järjestyksessä postissasi ja välttää tämän kaaoksen toistumisen tulevaisuudessa?
Ongelman ydin
Sähköposti on klassinen viestintäkanava, jonka kautta tietoja vaihdetaan edelleen ammattimaisessa ympäristössä. Saamme ilmoituksia, projektidokumentaatiota, maksulaskut, tulevien liikekumppaneiden yhteystiedot jne. Sähköpostiin. Sähköpostin kaaos aiheuttaa sekaannuksen päähän: et voi kerätä ajatuksiasi, muistaa tärkeitä tietoja, jotain on helppo unohtaa, on vaikea löytää jotain …
Tästä syystä ajanpuute ja yksinkertainen ärtyneisyys. Joten miksi ei siivota sähköpostiosoitettasi kerran ja sitten vain pitää se jatkuvasti yllä! Uskokaa minua, on ilo työskennellä tällaisen postin kanssa!
Asioiden järjestäminen
Tottele lajittelemaan saapuva kirjeenvaihto luokkiin: työ, henkilökohtainen, viihde, mielenkiintoinen jne. Voit jopa aloittaa kirjainten lajittelun sukunimen mukaan, jos todella tarvitset. Muista käyttää palvelusi vakiomerkintöjä: merkitse kirjaimet tärkeiksi, aseta ne tähdillä ja muilla erottavilla merkeillä. Älä jätä tarpeettomia sähköposteja yleiseen hakemistoon - merkitse ne heti roskapostiksi. Ei myöskään haittaa peruuttaa tarpeettomia postituksia.
Opi työskentelemään kirjainryhmien kanssa. Korosta vain tietty määrä vastaanotettuja kirjeitä, joilla on samanlaiset ominaisuudet, ja lähetä ne erilliseen hakemistoon, poista ne tai merkitse ne. Tämä auttaa ratkaisemaan sekaannusongelman tehokkaasti suuressa määrin saapuvia sähköposteja.
Kun saat tärkeitä sähköposteja, mutta et pysty vastaamaan heti, merkitse ne rikkaimmalla vakiotarralla: Seuraavan kerran, kun aloitat postin, huomaat ne ensin ja vastaat niihin. Jos et tee tätä heti, tärkeät kirjeet menetetään muiden joukossa, ja annat henkilön pettää tai sinulla ei ole aikaa tehdä jotain tärkeätä.
On kirjeitä, joita ei ole järkevää tallentaa lainkaan. Jos tiedät varmasti, että vastaanotettu kirje on selvästi roskapostia, poista se heti avaamatta sitä. Muuten törmäät siihen joka kerta ja tuhlaat aikaa otsikon lukemiseen. Yhden kirjeen määrässä vietät muutaman sekunnin, mutta kun niitä on paljon, ajanhukka osoittautuu melko konkreettiseksi.
