Sähköposti on postiyhteys virtuaalitilassa. Sitä käytetään tehokkaana työkaluna liikekirjeenvaihtoon liikekumppaneiden kanssa, postituksen järjestämiseen, henkilökohtaisten viestien lähettämiseen. Tällöin kirjeenvaihto toimitetaan verkossa muutamassa sekunnissa. Mutta jotkut aloittelijoiden käyttäjät eivät tiedä, miten hallita postilaatikoitaan.
Ohjeet
Vaihe 1
Aloita rekisteröitymällä johonkin asiaankuuluvista palveluista. Valitset käyttäjänimen itse. Tietenkin virallisessa kirjeenvaihdossa paras vaihtoehto on yrityksesi nimi, sukunimi tai nimi (jos sinulla on). Ja henkilökohtaisiin tarkoituksiin mikä tahansa vaihtoehto sopii. Käyttäjät pääsevät henkilökohtaiseen sähköpostiinsa, kun he ovat kirjoittaneet aiemmin keksimänsä käyttäjätunnuksen ja salasanan postipalvelun vastaavaan kenttään.
Vaihe 2
Rekisteröitymisen jälkeen opi täyttämään ehdotettu sähköpostilomake. Joten jos kenttä "Vastaanottaja" vaaditaan, esimerkiksi "Kirjaimen aihe" jätetään usein huomiotta, mutta tämä on erittäin tärkeää. Jos olet aktiivisessa kirjeenvaihdossa liikekumppaneiden kanssa, näiden viestien tietoja voidaan joutua käyttämään tulevaisuudessa. Yleensä kun etsit valtavan määrän ilmoituksia, on selvää, mistä keskustelussa kirjeessä käytiin, missä tarvittavat tiedot sijaitsevat.
Vaihe 3
Huomaa, että kirjeenvaihdon pääkohde on viestin muotoilu. Jos yksinkertaisessa kirjeessä on tarpeen tarkkailla tekstin semanttista jakautumista useaan kappaleeseen, niin sähköisessä muodossa on kirjaimellisesti tarpeen erottaa kahdessa tai kolmessa lauseessa (viidestä kuuteen riviin) ilmaistut ajatukset käsityksen maksimoimiseksi sanoja.
Vaihe 4
Käytä kirjeenvaihtoa erityisohjelmien avulla. Esimerkiksi Outlook on sisäänrakennettu Windowsiin. Kaikki sähköpostipalvelimet eivät kuitenkaan tue tällaisia protokollia. Mutta usein suurten palveluntarjoajien portaalit ovat yhteensopivia sähköpostin lukijoiden kanssa.
