Internet leviää yhä enemmän kaikilla alueilla, myös asiakirjojen virrassa. Asiakirjan lähettäminen sähköpostitse on usein helpompaa ja nopeampaa kuin muut menetelmät. Kuinka lähettää raportti sähköpostitse oikein?
Välttämätön
- - skanneri
- - tietokone;
- - Internet-yhteys.
Ohjeet
Vaihe 1
Tarkista vastaanottajalta, voiko hän hyväksyä vaaditun asiakirjan sähköpostitse. Jokaisella organisaatiolla on omat sääntönsä ja säännöt tälle tapaukselle. Esimerkiksi valtion virastot, kuten Venäjän federaation eläkerahasto ja liittovaltion verovirasto, vaativat, että organisaatioiden raportteihin liitetään sähköinen allekirjoitus. Tätä varten sinun on ladattava erityinen ohjelma yrityksen tietokoneelle ja rekisteröitävä sillä ainutlaatuinen digitaalinen koodi, joka toimii sähköisten asiakirjojen vastuuhenkilön allekirjoituksena.
Vaihe 2
Jos haluat lähettää aiemmin paperimuodossa laaditun raportin, skannaa se. Jos tämä ei rakenna vastaanottajaa, sinun on luotava sähköinen asiakirja teksti- tai taulukkomuodossa sen mukaan, mitä tietoja haluat sisällyttää raporttiin.
Vaihe 3
Liitä raportti kirjeen runkoon. Huomaa, että virushyökkäyksen riskin vuoksi monet ihmiset eivät avaa heille postitse lähetettyjä tiedostoja. Siksi sinun on kuvattava lähetyksesi olemus kirjeen rungossa, jotta vastaanottaja on varma, että se olet todella sinä eikä hakkeri tietokonejärjestelmässä.
Vaihe 4
Joillakin raportointijärjestelmillä, kuten Google Analyticsilla, on oma tekstinsyöttöjärjestelmä. Kun olet työskennellyt raportin kanssa, napsauta ruudun yläosassa olevaa "Sähköposti" -painiketta. Valitse sitten "Lähetä" -luokka näkyviin tulevasta valikosta. Määritä lähetettävän tiedoston muoto. Lisää sitten vastaanottajan osoite, aiherivi ja oheisteksti raporttiin. Napsauta sitten Lähetä-painiketta uudelleen.
