Ihmiset tottuvat lähettämään sähköpostia nopeasti. Illan aikana voit vaihtaa tusinaa tai enemmän viestejä, ja kirjeenvaihto ystävien ja sukulaisten kanssa muistuttaa usein suullista vuoropuhelua. Liikekirjeitä kirjoittaessasi sinun on kuitenkin noudatettava etiketin sääntöjä, ja ne ovat suunnilleen samat sähköpostille ja tavalliselle postille.
Se on välttämätöntä
- - tietokone, jossa on internetyhteys
- - Puhelinluettelo.
Ohjeet
Vaihe 1
Ilmoita viestisi tarkoitus. Sitä ei tarvitse kirjoittaa muistiin, mutta sinun on ymmärrettävä selkeästi, haluatko saavuttaa uuden sopimuksen, saada uusia asiakkaita, palkata uuden työntekijän, tehdä vaatimuksen vai yksinkertaisesti onnitella kumppaneita lomasta.
Vaihe 2
Mieti, kenen pitäisi saada kirjeesi. Sen muoto riippuu suurelta osin tästä. Ehkä sinun ei tarvitse kirjoittaa mitään, mutta riittää, että soitat puhelimitse, keskustelet tilanteesta erikoistuneella foorumilla tai ratkaiset ongelman henkilökohtaisesti.
Vaihe 3
Valitse kirjaintyyppi. Kuluttajalle tämä voi olla tuotteen tai palvelun tarjous, muuta luonteeltaan mainostettavaa tietoa. Voit suorittaa kyselyn. Pankit muistuttavat asiakkaita usein veloista tai uusista lainaehdoista. Voit lähettää tietoja avoimista työpaikoista ja ilmoituksen työstä henkilölle, jonka haluat nähdä tiimissäsi. Yrityksen työntekijöiden on vastaanotettava joitain viestejä kirjallisesti. Nämä ovat kurinpitotietoja ja vähennysvaroitus. Kumppanit saavat yleensä uusia ehdotuksia, valituksia ja anteeksipyyntöjä.
Vaihe 4
Yrityskirjeessä on oltava tietyt yksityiskohdat, joten on parempi kehittää lomakkeita heti. Täytetty lomake voidaan lähettää sähköpostitse liitteenä tai tulostaa ja lähettää tavallisella postilla tavallisena tai varmennettuna postina. Yläosassa tulisi olla yrityksesi nimi tai vielä parempi - logo. Hieman alla on päivämäärä ja numero, ja tarvittaessa linkit verkkoresursseihin (esimerkiksi jos sopimusehdot tai tarjousasiakirjat on julkaistu virallisella verkkosivustolla). Parempi pitää sarake kirjeen aihetta varten. Tee siitä rohkea. Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden siirtyä nopeasti asiakirjoihin, jotka lähetetään hänelle allekirjoittamista varten joka päivä.
Vaihe 5
Määritä sen henkilön sukunimi, etunimi, isänimi ja asema, jolle kirje on tarkoitettu. Monilla yrityksillä on omat verkkosivustonsa tai ainakin kotisivunsa Internetissä. Siellä on todennäköisesti kontakteja. Voit soittaa sihteerille ja selvittää, kuka työntekijöistä on mukana tietyssä asiassa. Yrityksellä voi olla nimimerkkejä ja jopa työntekijöitä, joilla on sama sukunimi ja nimikirjaimet.
Vaihe 6
Aloita kirjeesi henkilökohtaisella osoitteella nimen ja isänimen mukaan. Olisi tarkoituksenmukaista lisätä sana "kunnioitettu", vaikka kirjoittaisit kurinpitokirjeitä. Muistuta johdantokappaleessa vastaanottajalle edellisestä yhteydenotosta, vaikka se olisi ollut kauan sitten. On mahdollista, että tämä työntekijä käsittelee monia ongelmia. On välttämätöntä antaa hänelle mahdollisuus orientoitua ja samalla osoittaa, että arvostat hänen aikaa. Tämä voi olla linkki tiettynä päivänä allekirjoitettuun sopimukseen tai viesti siitä, että johto on tarkistanut sivustolle lähetetyn ansioluettelon. Jos kirjoitat vastausta, ilmoita, minkä toiminnan vastaajasi on toteuttanut laukaisijana.
