Asiakirjan lähettäminen Internetin kautta vie paljon vähemmän aikaa kuin tavallisen postin tai kuriiripalvelujen käyttö. Lisäksi se on yleensä halvempaa. Tähän on useita tapoja.
Ohjeet
Vaihe 1
Selkein tapa lähettää sähköinen asiakirja Internetin kautta on käyttää sähköpostia. Voit tehdä tämän käyttämällä liitetiedostotoimintoa, joka on käytettävissä melkein kaikissa nykyaikaisissa postipalveluissa. Kirjaudu postilaatikkoon tavallisella verkkoliittymällä (ei WAP- tai PDA-laitteella). Aloita uuden viestin kirjoittaminen napsauttamalla vastaavaa linkkiä (sillä voi olla eri nimet). Kirjoita vastaanottajan osoite, aihe ja mukana oleva teksti tavalliseen tapaan. Napsauta sitten erityistä painiketta liittääksesi tiedoston (sitä voidaan kutsua myös eri tavalla). Valitse kansio, jossa tiedosto sijaitsee, ja sitten itse tiedosto. Napsauta sen jälkeen toista painiketta, joka on suunniteltu liittämään valittu tiedosto. Jos tällaista painiketta ei ole, valittu tiedosto liitetään automaattisesti lähetyshetkellä. Valitse ja liitä lisää tiedostoja tarpeen mukaan. Lähetä sitten viesti.
Vaihe 2
Lähetä suurempia sähköisiä asiakirjoja (esimerkiksi useita satoja sivuja sisältävät ohjeet) niin kutsuttujen tiedostojen jakamispalvelujen kautta. Lataa tiedosto mihin tahansa näistä palvelimista, minkä jälkeen saat erityisen pitkän linkin. Lähetä tämä linkki vastaanottajalle sähköpostiviestin rungossa. Tarvittaessa selitä vastaanottajalle, että hänen on napsauttamalla tätä linkkiä napsauttamalla painiketta, jolloin voit ladata tauon. Kun tauko kestää, hän voi tarkastella muita sivustoja viereisissä selainvälilehdissä. Sitten ilmestyy toinen painike, jota napsauttamalla vastaanottaja voi ladata tiedoston. Jos haluat, lähetä linkki ei sähköpostitse, vaan pikaviestipalvelun kautta tai jopa sanele puhelimitse (mutta älä erehdy mistään merkistä).
Vaihe 3
Kolmas tapa siirtää sähköinen asiakirja on ladata se Google Docs -palveluun. Voit tehdä tämän luomalla uuden tilin Gmailissa tai käyttämällä olemassa olevaa tiliä. Kirjaudu Google Docs -palveluun sopivalla käyttäjänimen ja salasanan yhdistelmällä millä tahansa yhteensopivalla selaimella. Luo uusi asiakirja tai lataa valmis ODT-, DOC- tai muussa järjestelmän tukemassa muodossa. Lähetä sitten linkki siihen millä tahansa tavalla vastaanottajalle. Jos haluat heidän vain katsovan asiakirjaa, tee siitä julkinen, jolloin vastaanottajan ei tarvitse edes kirjautua Gmailiin. Jos on tarpeen tarjota mahdollisuus dokumentin muokkaamiseen yhdessä, pyydä vastaanottajaa rekisteröitymään ja kertomaan kirjautumistunnus. Sen jälkeen anna käyttäjän, jolla on asianmukainen sisäänkirjautuminen, tarkastella ja muokata tätä asiakirjaa.
