Toimistotyöntekijöiden on usein lähetettävä kirjeitä faksilla. Tapaus voi olla täysin erilainen, mutta mitä tehdä, jos kohtaat tällaisen ongelman ensimmäistä kertaa ja sinulla ei ole aavistustakaan, kuinka lähettää kirje faksille.
Ohjeet
Vaihe 1
Kirjoita kirjeenne MS Wordissa käyttämällä mallia, jonka avulla voit lisätä yrityksen logon MS Publisher -sovelluksessa. Käytä MS EXEL -ohjelmaa, jos haluat kirjoittaa ja faksata laskentataulukoita. Jos lähetät kuvia, niillä on oltava.jpgG-laajennus.
Vaihe 2
Huomaa, että vakiokirje, joka voidaan faksata, on A4-kokoinen. Kirjoittamiseen vaadittava kirjasin on vähintään 10 pisteen kokoinen. Tästä syystä on parasta pitää kaikki ajatuksesi yhdellä arkilla, jotta sinun ei tarvitse lähettää tietoja useille sivuille.
Vaihe 3
Ilmoita kaikki tiedot selkeästi ja ytimekkäästi. Kirjoita faksille lähetettävään kirjeeseen vain se, mikä on hyödyllistä ja mielenkiintoista vastaanottajalle. Jos esimerkiksi sinulle on lähetetty tietty pyyntö, vastaa siihen tarkalleen poikkeamatta aiheesta jne.
Vaihe 4
Älä lisää pieniä kuvia tai piirroksia kirjeisiin, ne voivat olla epätarkkoja, minkä seurauksena vastaanottaja saa vain kielteisen mielipiteen sinusta tai yrityksestäsi. Muista lisätä osoite, puhelin- / faksinumero tai muut yhteystiedot viestin loppuun.
Vaihe 5
Tulosta kirjeesi. Tarkista asiakirjan tulostuslaatu, sen on oltava hyvä, kaikkien kirjainten on oltava selkeitä ja epäteräviä, jotta vastaanottaja voi laatia tekstin. Jos löydät puutteita, korjaa ne ja tulosta kirje uudelleen.
Vaihe 6
Avaa faksin asiakirjojen syöttölokero. Se sijaitsee yleensä koneen takaosassa. Aseta kirje kuvapuoli alaspäin. Jos sinulla on useita arkkia, tarkista, tukeeko faksilaitteesi joukkolähetystä. Jos ei, sinun on asetettava jokainen arkki erikseen.
Vaihe 7
Odota äänimerkkiä, koneen tulee ottaa paperi. Valitse vastaanottajan faksinumero. Odota vastausta langan toisessa päässä.
Vaihe 8
Esittele itsesi ja ilmoita, että haluat lähettää faksin. Paina "Käynnistä" -painiketta vastaanottajan kanssa (yleensä he sanovat: "Käynnistä"). Faksi lähetetään, jos kaikki vaiheet on suoritettu. Älä vaihda putkea ennen kuin paperi on kulkenut koneen läpi.
Vaihe 9
Napsauta "Ota yhteyttä" -painiketta ja määritä, onko kirjeesi lähetetty vastaanottajalle (onko faksi ohitettu). Jos näytön laatu on heikko, yritä kaikkia vaiheita uudelleen.
